GUÍA RÁPIDA DE PUNTO DE VENTA. SoftRestaurant 2012 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BARES Y RESTAURANTES SOFTRESTAURANT. Versión 8.0


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2 GUÍA RÁPIDA DE PUNTO DE VENTA SoftRestaurant 2012 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BARES Y RESTAURANTES SOFTRESTAURANT Versión 8.0 National Soft de México

3 Guía rápida para punto de venta En este documento se explican los pasos básicos para ejecutar y configurar el módulo de punto de venta del sistema. Paso número 1: Configurar las variables principales. Abrimos el módulo de administración y nos dirigimos al menú Configuración-Configuración general. Capturamos los datos de la empresa en la pestaña Datos de la empresa este paso es muy importante porque en base a esto se genera la licencia del sistema. Estos datos se imprimen en el encabezado de los reportes y los tickets de venta. Nos dirigimos a la pestaña de impuestos y configuramos la tasa del IVA, de acuerdo a la configuración del país o estado al que pertenezca, en el caso de México éste valor se encuentra en 16 u 11% dependiendo de la zona. Si deseamos que este valor se desglose en la cuenta del cliente, activamos la casilla desglosar al imprimir, pero será necesario modificar el formato de impresión del ticket para indicar que se imprima el impuesto en el pie de página (Menú configuración Configurar formatos de impresión

4 Nos dirigimos a la pestaña Nomenclatura para configurar los nombres de los valores de acuerdo a nuestro país o región. Nos dirigimos a la pestaña Caja para configurar los valores necesarios para operar la caja. o Fondo fijo predeterminado: es la cantidad de dinero en efectivo con la que acostumbramos abrir la caja del restaurante. o Vales de restaurant generan cambio: seleccione esta opción si desea que el sistema otorgue cambio en efectivo al cliente en caso de que el importe en vales exceda al total de la cuenta. De lo contrario el sistema registrará el excedente como vales sobrantes en el corte de caja. o Si operamos en una zona turística o fronteriza, es probable que nos sea de utilidad visualizar el importe y cambio en efectivo de la cuenta en moneda extranjera al momento de pagar la cuenta. Si ese es el caso, activamos la casilla Visualizar importe y cambio en moneda extranjera y seleccionamos la clave de la moneda a utilizar (Dólares). Nos dirigimos a la pestaña Seguridad para configurar los eventos en los que el sistema solicitará una contraseña de autorización. Debemos activar las casillas en las que solicitamos autorización. El sistema solicitará que se capture la contraseña del usuario para autorizar por ejemplo algún descuento o cancelación. Previamente el usuario debe existir en el catálogo de usuarios y tener en su perfil activa la casilla de contraseña autorizada para eventos de seguridad.

5 Nos dirigimos a la pestaña Propinas para configurar, si las va a incluir automáticamente en la cuenta o no y si descontará de la propina de los meseros el porcentaje de comisión bancaria. Nos dirigimos a la pestaña Horario de turnos para configurar los horarios de operación. Configuramos el horario de operación del corte diario, este dato es importante para el monitor de ventas y reportes diarios. Debemos usar el horario en el que opera el restaurante, permitiendo un margen amplio en el horario. Es necesario activar la casilla Hora de fin es al día siguiente en el caso de que el horario de cierre sea después de las 12 de la noche. Opcionalmente podemos configurar varios turnos en caso de usar varios turnos o jornadas en el restaurante, esta información es útil si deseamos monitorear las ventas de varios turnos por separado. Paso número 2: Configurar las estaciones. Es necesario configurar las estaciones para que el sistema trabaje correctamente de manera particular para cada computadora. La configuración más importante de ese punto son las impresoras. Menú de acceso: ConfiguraciónConfiguración de estaciones. En la pestaña general, seleccionamos la serie de folios que vamos a utilizar para foliar las ventas. Si requerimos alguna serie en particular, es necesario darla de alta en el catálogo de folios ubicado en el menú ConfiguraciónFolios. También es necesario indicar de donde va a obtener la estación la información del turno: Ligado a estación actual: Si seleccionamos esta opción es necesario abrir turno en cada PC en caso de que necesitemos cobrar cuentas en cada estación, es necesario cerrar turno y hacer corte de caja por cada estación. Ligado a otra estación: si seleccionamos esta opción, la estación tomará el turno de la estación que se especifique. Es necesario abrir siempre el turno en dicha estación y de esa manera las demás computadoras pueden usar ese turno. Todas

6 las cuentas que se cobren en las diferentes estaciones se reflejarán en el turno de la estación especificada. En la pestaña de impresoras, seleccionamos las impresoras a utilizar para cada tipo de ticket. Si la impresora tiene auto cortador, es necesario activar la casilla respectiva (autocutter). Si la impresora de facturas que utilicemos es USB, probablemente no imprimirá hasta que seleccionemos la opción Impresora Laser/usb. Esto es debido a que dichas impresoras no aceptan la impresión directa y es necesario imprimir a través del controlador del sistema operativo. Para que esta función tenga efecto es necesario seleccionar en nuestro panel de control como impresora predeterminada la de facturación, debido a que se imprimirá a través del bloc de notas de Windows. En caso de contar con cajón de dinero es necesario activarlo en la pestaña periféricos cajón de dinero, seleccionando el cajón que tengamos instalado. En la pestaña de impresoras de comandas, asignamos una impresora a determinada área de impresión de comandas. Este paso es opcional si no utilizamos la impresión de comandas. En el recuadro inferior tenemos la opción de realizar una segunda y tercera impresión a otras impresoras. Esta característica es opcional.

7 Paso número 3: Configurar los catálogos principales del sistema Catálogo de áreas de venta: en este catálogo registramos las áreas en las que se divide la venta del restaurante, por ejemplo: Comedor principal, terraza, lobby. Este dato se utiliza para poder dividir en áreas las mesas del restaurante y podamos abrir mesas en una zona u otra. Es necesario indicar el tipo de venta al que pertenece (Comedor-Domicilio-Rápido). Ubicación en menú: ConfiguraciónÁreas de venta. Catálogo de áreas de impresión de comandas: en este catálogo se registran las diferentes áreas de impresión de comandas, por default vienen registradas 2 áreas: Barra y Cocina. Si así lo requerimos podemos registrar más áreas. Nota: en la configuración de estación es necesario indicar las impresoras a utilizar para cada área. Ubicación en menú: ConfiguraciónConfiguración de estaciónimpresoras de Comandas Catálogo de áreas de impresión. Catálogo de formas de pago: En este catálogo se registran las diferentes formas de pago que acepta el restaurante, por default trae pre-capturadas varias formas de pago. Si requerimos otras las podemos dar de alta. Ubicación en menú: ConfiguraciónFormas de pago. Catálogo de folios y series: En este catálogo se registran las series y sus respectivos folios que vamos a utilizar para imprimir nuestros tickets de venta. Por default el sistema trae precargado el folio sin serie, en este punto es posible modificar el folio que se va a usar para comenzar a foliar (el campo último folio). Si requerimos otra serie es necesario darla de alta y asignarla en la configuración de estación, en el campo de serie notas de venta. (Configuración Folios y Series)

8 Paso número 4: Configuramos los usuarios del sistema. Nos dirigimos al menú SEGURIDADUSUARIOS y registramos al menos 1 administrador quien es el usuario que tiene todos los privilegios teniendo cuidado de no olvidar la contraseña de lo contrario no podremos ingresar al sistema de nuevo. Se recomienda tener al menos 2 usuarios administradores. También es posible dar de alta usuarios no administradores o restringidos a los cuales es necesario asignarles un perfil en donde se defina los menús del sistema a los cuales puede acceder. Paso número 5: Configurar los catálogos del punto de venta. Una vez configurado el sistema en su forma básica, es necesario registrar los productos que vende el restaurante así como los meseros y clientes. Supongamos que el restaurante tiene la siguiente carta: =MENÚ= Entradas Guacamole Sopa de lima Queso fundido Frijoles charros. Carnes Arrachera parrillada New York T-Bone Tacos Tacos de pastor. Tacos de arrachera. Refrescos Cola Cola de dieta Manzanita

9 En este menú identificamos los grupos de productos los cuales son los que agrupan productos comunes en este caso son: Entradas, Carnes, Tacos y Refrescos. Captura de grupos de productos. Abrimos el módulo de punto de venta (el icono se encuentra en el escritorio de Windows o en el grupo de programas de Soft Restaurant) Nos dirigimos al menú CatálogosProductos para ventagrupos y subgrupos de productos. En este catálogo vamos a capturar los grupos de productos mencionados en el punto anterior. En la pantalla de grupos de productos, capturamos los conceptos de los grupos de productos. Es necesario asignar una clasificación (Alimentos, Bebidas, otros). Opcionalmente podemos asignar un color al grupo. Captura de productos de venta. Nos dirigimos al menú CatálogosProductos para ventaproductos; y en esa pantalla registramos los productos que vende el restaurante. Vamos a utilizar la pestaña principal para capturar los datos básicos del producto. Es necesario seleccionar el grupo al que pertenece el producto, para que quede correctamente clasificado. También se deberá configurar el área de impresión en donde se imprimirá la comanda

10 remotamente (este dato es opcional y se deberá utilizar cuando se utilice la impresión remota de comandas). Opcionalmente podemos predefinir algún comentario de preparación, estos comentarios son de utilidad si utilizamos la impresión remota de comandas, dicho comentario se imprime en el ticket de cocina. Al momento de capturar se recomienda seleccionar en la lista de la izquierda en la parte de arriba, el grupo de producto que estamos capturando de esta manera el sistema por default selecciona el grupo de producto al capturar el siguiente producto y evitamos el error de equivocarnos de grupo al capturar. Adicionalmente podemos asignarle una fotografía al producto. Captura de meseros. CatálogosMeseros/Repartidores. Para registrar los meseros que trabajan en el restaurante (en el caso de que el establecimiento cuente con servicio en comedor), los capturamos en esta pantalla con su número y nombre. El campo de contraseña se utiliza para que el mesero inicie sesión en el módulo comandero. Una vez capturados estos conceptos básicos, ya es posible iniciar el punto de venta.

11 Paso número 6: PUNTO DE VENTA Para iniciar el punto de venta, abrimos el icono denominado Punto de venta, y nos aparece la siguiente pantalla: El primer paso que debemos hacer, suponiendo que somos el cajero, es abrir turno. NOTA IMPORTANTE: el turno se abre POR CAJA o sea que si tienes 3 cajas (cada una en 1 computadora) en red usando el sistema, cada una se considera caja y si quieren cobrar cuentas en las 3, cada una tiene que abrir su turno, cobrar ahí y hacer su propio corte de caja en donde aparecerán los folios que se cobraron en dicha estación. Si desea poder tener un turno para sus 3 equipos, consulte el manual Como añadir una caja adicional Menú: Caja-Apertura de turno. En esta pantalla capturamos el fondo inicial efectivo que tenemos en caja, y presionamos el botón de abrir turno. Una vez que tengamos abierto el turno podemos cobrar cuentas. Nota: podemos trabajar con el turno cerrado pero no es posible cerrar las cuentas del sistema.

12 Una vez que tengamos el turno abierto, abrimos la pantalla que más nos convenga al uso del restaurante, dichas pantallas son: Servicio en comedor (Menú VentasComedor) Servicio a domicilio (Menú VentasDomicilio)

13 Servicio rápido (Menú VentasServicio Rápido)

14 Para el funcionamiento particular de cada una de estas pantallas, consulte el manual de referencia en el capítulo de punto de venta.

15 Una vez que terminemos de operar el punto de venta, es decir, hayamos cobrado todas las cuentas, y hayamos finalizado el turno es necesario CERRAR EL TURNO e imprimir el corte de caja. Antes de cerrar el turno debemos de haber pagado a los meseros sus respectivas propinas que el sistema haya ingresado. Dichas propinas se pagan en el menú CajaPagar propinas. Cerrar el turno. Para cerrar el turno nos dirigimos al menú CajaCierre de turno. En este punto el sistema nos exigirá que le ingresemos las cantidades que tenemos físicamente en caja, esto es para determinar si existe algún faltante o sobrante. Una vez cerrado el turno, nos aparece la pantalla de corte de caja: Si lo queremos imprimir en la mini printer, oprimimos Reporte: Resumido, y el botón impresora Si lo queremos imprimir en hojas tamaño carta, oprimimos Reporte: Detallado.

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